SEIBIT DSGVO-MANAGER

Ich setze auf Online-Befragungen

Um die Vorgaben der DSGVO gesetzeskonform umzusetzen, ist im Unternehmen oft ein großer technischer und organisatorischer Aufwand erforderlich. Damit diese Aufgabe möglichst schnell und kostengünstig realisiert werden kann, habe ich einen umfangreichen Fragenkatalog für die verantwortliche Stelle im Unternehmen ausgearbeitet. Ziel dieses Fragenkatalogs ist die strukturierte Vorgehensweise bei der Abarbeitung der datenschutzrelevanten Aufgaben.

Die Fragen sind übersichtlich und knapp gehalten und können folgendermaßen beantwortet werden:

  • JA

  • NEIN

  • Nicht relevant

  • ICH WEISS ES NICHT

Auswertung

  • JA: Diese Fragen wurden positiv beantwortet und können meist direkt in die DSGVO-Dokumentation übernommen werden.

  • NEIN: Hier prüfe ich genauer und kläre mit der verantwortlichen Person ab, ob hier Vorgaben zum Datenschutz wirklich nicht erfüllt wurden oder ob die Frage vielleicht doch keine Relevanz für das Unternehmen hat. Falls es ein Datenschutzproblem gibt, gebe ich Tipps und Vorlagen zur Beseitigung. Sollte das Risikopotential - siehe Risikomatrix - entsprechend gering sein, kann in Ausnahmefällen auch eine NEIN-Antwort stehen bleiben.

  • NICHT RELEVANT: Hier prüfe ich, ob dies wirklich der Fall ist.

  • ICH WEISS ES NICHT: Hier besteht Handlungsbedarf, ich berate und unterstütze bei der Umsetzung.

Prüfsiegel

Alle Fragengruppen werden von mir abschließend bewertet, dokumentiert und mit einem Prüfsiegel versehen. Je nach Risikopotential wird ein grünes, gelbes oder rotes Siegel mit dem Dokument verbunden. Bei rotem Siegel sollte auf jeden Fall technisch oder organisatorisch nachgebessert und die problematischen Antworten korrigiert werden. Dies ist ein dynamischer Prozess.

Technische & organisatorische Maßnahmen (Fragen-Screenshots):

TOM - Beispielfragen (Screenshots):

Spezielle Fragen für medizinische Berufsgruppen (Screenshots):

  • 143 Fragen

    zu technischen und organisatorischen Maßnahmen

  • 368 Fragen

    für die Berufsgruppen DENTAL und PHYSIOTHERAPIE

Der SEIBIT DSGVO-MANAGER (Online Tool)

Mit dem SEIBIT DSGVO-MANAGER organisiere ich für Sie alle datenschutzrelevanten Aufgaben und Dokumente online. Der DSGVO-MANAGER erfüllt die Vorgaben der DSGVO bezüglich der Vorgaben zur "Rechenschaftspflicht", durch dieses Datenschutzmanagement-Tool kann der Verantwortliche die Einhaltung des Gesetztes nachweisen. Denn der fehlende Nachweis kann zu einem Bußgeld führen, selbst wenn die Verarbeitung der Daten rechtskonform erfolgt. Im Prüfungsfall könnte man dann der Aufsichtsbehörde auch einen direkten Zugang freischalten.

  • DSGVO Dokumentenverwaltung zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht aus Artikel 5 Abs. 2 DS-GVO

  • DSGVO Aufgabenverwaltung / Todo-Listen

  • Kontaktverwaltung

  • Linksammlung

  • Notizen & News zum Datenschutz

  • Terminplanung

Aufgabenplanung (Online-Tool)

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Für jeden Fragenbereich erfasse ich für Sie im DSGVO-MANAGER eine Aufgabe mit Handlungsanweisungen. Ist eine Fragengruppe ausreichend beantwortet worden, wird ein Dokument zur Aufgabe abgelegt und die Aufgabe als erledigt gekennzeichnet.

Die Aufgaben sollten möglichst innerhalb angegebener Fristen erledigt werden, einen Tag vor Ablauf werden Sie mit einer E-Mail automatisch erinnert.

Infos und Vorlagen

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Die verantwortliche Person erhält von mir zahlreiche Informationen und Richtlinien für die Umsetzung der DSGVO im Unternehmen. Dazu gehören Informationen zu Aufbewahrungsfristen, Richtlinien für sicher Kennwörter, Vertragsentwürfe für die Umsetzung von "Clean Desk", Aushänge für Patienteninformationen, Einwilligungen zur Datenverarbeitung zur Unterschrift für betroffene Personen, Musterverträge zur Auftragsverarbeitung, Infos für Mitarbeiter zur DSGVO, u.s.w.